Аутсорсинг офисной печати:  назначение и особенности

На содержание офиса компания закладывает определенный бюджет. Порой расходы превышают заложенную сумму, и это может быть связано с затратами на офисную технику.

При проведении анализа можно сильно удивиться, сколько идет трат на бумагу, принтеры, копиры и другую схожую технику.

Что такое аутсорсинг и для чего он нужен

Содержание и обслуживание многофункциональной техники обходиться дорого, все затраты можно поделить на несколько видов:

1. Прямые расходы, которые включают покупку оборудования, замену картриджей, ремонт и покупку запасных частей, закупку бумаги.
2. Косвенные расходы, которые включают ошибки при печати, печать личных данных, смену техники, простой оборудования во время ремонта и т.д.

Для экономии денежных средств компании приходится прибегать к аутсорсингу офисной печати – к комплексу методов, которые помогают сократить издержки, наладить постоянную работу печати только по делу, создать качественную печать без ошибок.

Аутсорсинг печати —> помогает решить следующие проблемы:

• снизить затраты на документооборот;
• исключить покупку дорогой техники для качественной печати;
• снять лишнюю нагрузку с IT-специалистов;
• исключить дополнительное вложение денежных средств;
• использовать технику только для задач компании.

Что еще можно получить от аутсорсинга печати

Существуют компании, где ежедневно распечатываются сотни страниц документов. Но это не всегда говорит о том, что все они нужны для дела. Аутсорсинг помогает не только сократить расходы на печать, но и решает следующие задачи:

• создание плана по оптимизации расходов;
• поиск и подбор новой техники, которая работает более экономично;
• техобслуживание и ремонт техники;
• консультация по работе техники для сотрудников;
• отчетность о работе.

Из представленных выше задач аутсорсинг печати нужен не только для того, чтобы сократить расходы и найти наилучшие пути трат денежных средств, но использование такой услуги, для замены работника IT-отдела.

Аутсорсинг офисной печати включает в себя комплекс мер по сокращению расходов в данной области конкретной компании. Кроме этого, возможно передача функций по работе с техникой и всеми сопутствующими задачами.

К использованию такой услуги приходят не сразу, а лишь только после того, как начинают считать, сколько затрачивается средств на содержание и обслуживание офисной техники. После того, как начинают искать пути решения по сокращению, приходят за помощью к специалистам.